التشتت داخل الاجتماعات
في عصر الأعمال السريع، تزداد الاعتماد على الاجتماعات لاتخاذ القرارات. ومع ذلك، تواجه الشركات ظاهرة متصاعدة، وهي تراجع التركيز والانتباه نتيجة للأجهزة الإلكترونية. استخدام الهواتف الذكية والحواسيب المحمولة خلال اجتماعات العمل يُعد عاملاً مؤثراً في تحويل المشاركين إلى مستمعين سلبيين.
الرؤساء يواجهون التشتت
يقول جيمي ديمون، الرئيس التنفيذي لبنك جي بي مورغان تشيس، إن التشتت الذي تتسبب به الأجهزة الإلكترونية يجب أن يتوقف، مشيراً إلى أن ما يحصل يُعد قلة احترام ومضيعة للوقت. يرفض براد فيكسلر، نائب رئيس التسويق في نظام الرعاية الصحية UCHealth، استخدام الأجهزة الإلكترونية خلال الاجتماعات، ويُفكر في تطبيق نظام "صندوق الهواتف" الذي يفرض غرامة رمزية على من يستخدم جهازه أثناء الاجتماع.
المشكل يطال إير بي إن بي أيضاً
طلب برايان تشيسكي، الرئيس التنفيذي لشركة Airbnb، من كبار مساعديه تحديد المشاكل التي تعيق الشركة، حيث أشار أحد المديرين التنفيذيين إلى مشكلة تشتت عدد كبير من موظفي الشركة خلال الاجتماعات. وافق فريق إدارة Airbnb على محاولة إعادة ضبط ثقافة الاجتماعات من خلال عيش تجارب يُحتذى بها وتشجيع سياسة عدم النظر إلى الهاتف إلا في حالات الطوارئ.
وجهة نظر مغايرة
يرى بعض الموظفين أن رؤساءهم قد لا يدركون أن المحادثات الموازية أصبحت الآن جزءاً أساسياً من ثقافة الاجتماعات، حيث قد يتبادل الموظفون الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني فيما بينهم لإرسال الملاحظات أو الإجابة على سؤال يطرحه رئيسهم.
عبء معرفي مستمر
يقول الإعلامي والصحفي شادي معلوف إن الأبحاث تؤكد أن الهواتف الذكية لا تؤثر فقط على أداء الأفراد عند استخدامها، بل أن حتى مجرد وجودها ضمن نطاق الرؤية يمكن أن يقلّص التركيز والانتباه. ويُضيف معلوف إن سياسات إدارة الهواتف خلال اجتماعات العمل لا تُعد مجرد إجراءات شكلية، بل تشكّل خطوة استراتيجية للحفاظ على جودة العمل.
اجتماعات بلا هواتف
ينصح معلوف بإبقاء الهاتف خارج قاعة الاجتماع وإطفائه كلياً، وذلك من أجل التركيز الكامل في النقاشات واتخاذ القرارات. ويُشدد على أهمية عدم إطالة مدة الاجتماع أو فتح المجال للأحاديث الطويلة التي تصيب المشاركين بالملل.
إعادة تصميم أسلوب الاجتماعات
يقول مدير التوظيف في إحدى الشركات سليم الحاج إن اجتماعات العمل التقليدية الطويلة غالباً ما تفقد المشاركين الاهتمام بسرعة، ولذلك يجب تصميم الاجتماعات بأسلوب أكثر تفاعلية مع تحديد أجندة واضحة لكل جلسة وتقسيمها إلى فترات قصيرة مع استراحات محددة. ويشير الحاج إلى أن ترك الهاتف والأجهزة الالكترونية الأخرى خارج قاعة الاجتماع لا يقلل من الحرية الشخصية للموظفين، بل هو إجراء لإدارة التشتت الرقمي وتنظيم الوقت داخل الاجتماع، ويعزز ثقافة عمل إيجابية ترتكز على التركيز والإنجاز.
